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Selbstoptimierung

Die Macht der ToDo-Listen

ToDo-Listen hat jeder schon einmal gemacht und genutzt. Auch ich habe schon hunderte geschrieben. Wie ich diese nun verändert habe, wie ich sie nun anwende und warum sie mich seit drei Wochen viel effizienter machen erfährst du in diesem Artikel.

Einfache ToDo-Listen

ToDo-Listen ist erstmal der Begriff für einem Zettel, auf den man Aufgaben geschrieben hat. Mehr nicht. Sie helfen kurzfristiges nicht zu vergessen oder planen dir deine Samstagsaufgaben. Aber einen riesigen Mehrwert bringen sie dir noch nicht. Man liest oft, dass man ToDo-Listen schreiben muss um effektiv oder erfolgreich zu werden. Genau das habe ich versucht. So simpel hat das aber nicht funktioniert.

ToDo-Listen mit Zeiten

Mein erster Mehrwert von ToDo-Listen sind die Zeiten. Ich schreibe nicht bloß meine Aufgaben darauf, sondern auch wann ich diese erledigen will. Bis auf zehn Minuten genau strukturiere ich meinen Tag mit Aufgaben und Pausen.

Beim ersten schreiben einer solchen ToDo-Liste wirst du dich wundern wie viele Aufgaben du in deinen Tag bekommst. Du traust dich gar nicht die letzten Aufgaben aufzuschreiben, weil es so viele sind. Ein Tag hat wirklich viele Minuten. Da kann man viel erledigen, wenn man eine Aufgabe nach der anderen abarbeitet.

Der nächste Vorteil ist: Du musst dir nur ein einziges Mal am Tag Zeit nehmen, um zu überlegen was du machst. Danach ist für dich glasklar, was du als nächstes erledigen musst. Du kannst dich voll auf deine Aufgaben konzentrieren und musst nicht ständig überlegen welche Aufgabe nun die Beste wäre.

Die schwierigste Aufgabe an den Anfang des Tages

Da ich an jedem Tag bewusst überlege, wie ich meine Zeit nutze, plane ich wenige unwichtige Aufgaben ein. Automatisch schreibe ich nur wichtige Aufgaben auf meine Liste. Die anspruchsvollsten und schwierigsten Aufgaben schreibe ich an den Tagesanfang. Hier bediene ich mich der Eat The Frog Methode. Das hilft mir enorm wichtiges zu erledigen. Ich prokrastiniere deutlich weniger.

Regelmäßiges schreiben von ToDo-Listen

Ich schreibe nun mindestens jeden Werktag ToDo-Listen. Samstags ist oft auch drin. Die Listen sind ein fester Bestandteil meiner Morgenroutine geworden. Ich brauche 15 Minuten um meinen Tag zu planen. Durch die Regelmäßigkeit wird die Liste zur Gewohnheit. So kann diese nützliche Methode nicht in Vergessenheit geraten. Ich kann mir sicher sein, dass sie mich langfristig nach vorne bringt.

Microsoft ToDo

Diese Software speichert deine Aufgaben. Man kann verschiedene Gruppen anlegen und Aufgaben zuordnen. Aufgaben kann man als wichtig markieren und zu “meinem Tag” hinzufügen. Außerdem kannst du deinen Aufgaben Fälligkeiten zuweisen. Natürlich ist Microsoft ToDo kostenlos.

Das ist mein Backlog an Aufgaben. Fällt mir ein, dass ich noch irgendwas erledigen muss, schreibe ich es in mein Aufgaben Backlog und kann meinen Gedanken nicht verlieren. Dann kann ich direkt mit meiner Tätigkeit weiter machen und die Idee aus meinem Gehirn vergessen. Der kleine Nebeneffekt ist, dass ich Fokussiert bleibe.

Mein großer Mehrwert des Tools ist die strukturierte Ablage von Aufgaben sowie Ideen. Das Tool habe ich auf all meinen Geräten installiert, so habe ich es immer dabei.

Meine ToDo-Listen Routine

Morgens nach dem Aufstehen suche ich mir direkt einen Rechner und öffne Microsoft ToDo. Ich gehe in den Reiter “Mein Tag” und klicke oben rechts auf die Glühbirne, hier sind schon die ersten Vorschläge, die ich meinem Tag direkt zuordne. Danach gehe ich jede Liste einmal durch und schaue, welche Aufgaben darüber hinaus wichtig sind.

Habe ich alle Aufgaben für meinen Tag gesammelt, so nehme ich mir einen Din A6 Zettel und fange an meinen Tag zu sortieren. Schwierige und wichtige Aufgaben schreibe ich eher an den Tagesanfang oder nach die Mittagspause, sodass ich mit viel Energie daran gehe und sie auf jeden Fall schaffe bzw. erledige. Sollte ich in Verzug kommen, werden diese Aufgaben trotzdem abgearbeitet. Wichtig ist wirklich sich auch Pausen zu geben und nicht ausschließlich auspowernde Aufgaben zu geben. Das hältst du nicht lange durch. Fang langsam an und gewöhne dich an immer mehr. Das ist besser als mit einen harten Cut zu starten und direkt 120% zu geben.

Ab jetzt habe ich meinen Tag im Kopf und fahre mit meiner Morgenroutine fort. Abends freue ich mich, wenn ich mich an meinen Plan gehalten habe und wirklich vieles gutes geschafft hab.

Fazit

Die ToDo-Listen machen mich wirklich viel effizienter. Sie sind ein fester Bestandteil meines Tages geworden und ich will sie nicht mehr missen. Es ist trotzdem nicht leicht sich daran zu halten. Man schätzt die Zeit mal falsch ein oder kann sich am Abend nicht mehr gut konzentrieren. ToDo-Listen alleine machen dich nicht produktiv. Du musst die Aufgaben auch machen. Jedoch ist es ein super Kontrollorgan und Analysetool, um deine Kapazitäten perfekt einzuteilen.

Übrigens läuft man schnell Gefahr zu wenig Pausen zu machen. Das habe ich die letzten Wochen gemerkt. Diese Woche versuche ich bewusst mehr Pausen einzubinden. (40 Minuten reichen wohl doch nicht für einen Tag 😉 )

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